Framgångsfaktor: nära samarbete mellan teknik och ekonomi
Den viktigaste förutsättningen för att få komponentavskrivningar att fungera bra ihop med underhållsplaneringen i Planima är ett nära samarbete mellan teknik (de som tar fram och uppdaterar underhållsplaner) och ekonomi (de som jobbar med redovisningen).
Tips på saker som kan underlätta detta samarbete:
All ekonomipersonal som arbetar med redovisning bör ha användarkonto i Planima och kunna komma åt underhållsplanerna för de fastigheter/kunder som de arbetar med. På så vis kan de få direkt inblick i underhållsplanerna och direkt få fram de underlag de behöver. De kan också snabbt identifiera behov av data som de behöver få ut ur Planima så att teknik-personalen kan anpassa sitt arbetssätt utifrån detta (exempelvis användning av Kategorier, Märkningar eller Underhåll/Investering).
Teknik och ekonomi bör ha regelbundna gemensamma avstämningar kring underhållsplanerna i Planima. Som allra minst bör detta göras en gång per år, förslagvis i samband med budgetprocessen. Då går ansvarig teknisk person och ansvarig ekonom gemensamt igenom alla underhållsplaner för de fastigheter som de ansvarar för.
För fastighetsägare som inte har egna ekonomer: överväg att etablera ett kontinuerligt samarbete med en av Planimas partners, så att ni kan få till det nära kontinuerliga samarbete mellan teknik och ekonomi som beskrivs i punkt 1 och 2 ovan.
Grunden: underhållsplanering i Planima, komponentavskrivningar utanför
Komponentindelning, komponentredovisning och tillhörande avskrivningar hanteras utanför Planima, normalt i ett ekonomisystem.
Med hjälp av Planimas prislista som har färdiga intervaller i Planima-Priser™ så får ni hjälp vid bedömning av livslängder på komponenterna.
Så här jobbar du med K3 i Planima
Uppdatera ert kategoriträd så att det överensstämmer med komponenterna som byggnaden består av. T.ex. tak, fönster och stammar. Här kan du läsa om hur du uppdaterar ert kategoriträd.
Särskilj åtgärder i underhållsplanen som kan utgöra anskaffning av nya komponenter. Markera dessa åtgärder som Investeringar Läs mer här om hur du gör det.
Filtrera på de kategorier/komponenter du vill få fram samt utgiftstyp Investering.
Exportera underlaget från Planima för att underlätta komponentredovisningen i ert ekonomisystem
Om du hanterar olika förvaltningskunder som har K2 resp. K3: använd fastighetstaggar för att hålla koll på vilket regelverk respektive kund har. Detta gör det också enkelt att filtrera fram kunder med respektive regelverk samt kunder som idag har K2 men som skulle har nytta av att gå över till K3.
Få hjälp med upprättande av underhållsplan samt komponentindelningPlanima har många partners som är experter på att skapa underhållsplaner och som hjälper till med komponentindelning. Kika in alla våra partners här!
FAR (Föreningen Auktoriserade Revisorer) har även vägledning för komponentindelning vid övergång från K2 till K3. Läs mer här!