Framgångsfaktor: nära samarbete mellan teknik och ekonomi
Den viktigaste förutsättningen för att få komponentavskrivningar att fungera bra ihop med underhållsplaneringen i Planima är ett nära samarbete mellan teknik (de som tar fram och uppdaterar underhållsplaner) och ekonomi (de som jobbar med redovisningen).
Tips på saker som kan underlätta detta samarbete:
All ekonomipersonal som arbetar med redovisning bör ha användarkonto i Planima och kunna komma åt underhållsplanerna för de fastigheter/kunder som de arbetar med. På så vis kan de få direkt inblick i underhållsplanerna och direkt få fram de underlag de behöver. De kan också snabbt identifiera behov av data som de behöver få ut ur Planima så att teknik-personalen kan anpassa sitt arbetssätt utifrån detta (exempelvis användning av Kategorier, Märkningar eller Underhåll/Investering).
Teknik och ekonomi bör ha regelbundna gemensamma avstämningar kring underhållsplanerna i Planima. Som allra minst bör detta göras en gång per år, förslagvis i samband med budgetprocessen. Då går ansvarig teknisk person och ansvarig ekonom gemensamt igenom alla underhållsplaner för de fastigheter som de ansvarar för.
För företag som inte har egna ekonomer: överväg att etablera ett kontinuerligt samarbete med en eller flera ekonomiföretag så att ni kan få till det nära kontinuerliga samarbete mellan teknik och ekonomi som beskrivs i punkt 1 och 2 ovan.
Grunden: underhållsplanering i Planima, komponentavskrivningar utanför
Komponentindelning, komponentredovisning och tillhörande avskrivningar hanteras utanför Planima, normalt i ett ekonomisystem. Det viktiga att tänka på i Planima är att markera allt som rör komponentavskrivningar, lämpligtvis genom att markera dem som Investering. På så vis blir det enkelt för ekonomerna att filtrera fram de åtgärder och kostnader som bör hanteras som en del av komponentredovisningen.
Genom att markera en åtgärd som Investering så kan den också exkluderas ur nyckeltal som rör underhåll.
Att tänka på vid upprättande av planer
Fastighetstagg: om du hanterar olika förvaltningskunder som har K2 resp. K3: använd tagg för att hålla koll på vilket regelverk respektive kund har. Detta gör det också enkelt att filtrera fram kunder med respektive regelverk samt kunder som idag har K2 men som skulle har nytta av att gå över till K3.
Använd gärna Kategorier som överensstämmer med de vanligaste Komponenterna som ni använder i er organisation.
Inhämta feedback från en ekonom när du gjort klart din första underhållsplan, så du säkerställer att de kan få ut det de behöver. Justera vid behov innan ni fortsätter att upprätta planer för fler fastigheter så du slipper ändra/komplettera planerna i efterhand.